Prowadzenie działalności nierejestrowej pomimo, że nie pociąga za sobą konieczności odprowadzania składek na ZUS, wymaga wywiązywania się przez przedsiębiorcę nierejestrowego z ciążących na nim obowiązków podatkowych. Chodzi tutaj w szczególności o obowiązki wynikające z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podatku VAT. Z tym drugim z podatków związany jest obowiązek posiadania w określonych przypadkach kasy fiskalnej. W tym wpisie dowiesz się, czy przedsiębiorca nierejestrowy będzie musiał posiadać kasę fiskalną.

Przedsiębiorca nierejestrowy podatnikiem VAT?

Działalność nierejestrowa nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów wchodzącej w życie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646). Niezależnie od powyższego,  działalność nierejestrowa co do zasady spełniać będzie definicję działalności gospodarczej zawartą w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.).

Z tego względu,  przedsiębiorca nierejestrowy, nawet prowadząc działalność bez rejestracji w CEIDG, mimo wszystko uznawany będzie za podatnika VAT. Co do zasady przedsiębiorca nierejestrowy uprawniony będzie jednak do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. O szczegółach w zakresie obowiązków podatkowych związanych z działalnością nierejestrową możesz przeczytać w tym wpisie.

Warto jednak pamiętać, że fakt bycia podatnikiem VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego nie oznacza, że na przedsiębiorcy nierejestrowym nie będą ciążyć żadne inne obowiązki wynikające z ustawy o VAT. Jednym z obowiązków ciążących na przedsiębiorcach nierejestrowanych jest obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), o którym możesz przeczytać także w tym wpisie. Kolejnym z obowiązków może być w określonych sytuacjach obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Działalność nierejestrowa a kasa fiskalna

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis oznacza, że obowiązek posiadania kasy fiskalnej ciąży na podatnikach VAT, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (nie będących przedsiębiorcami) oraz rolników ryczałtowych. Co istotne przepis ten nie zawiera wyłączeń. To z kolei oznacza, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej ciąży nie tylko na zarejestrowanych podatnikach VAT, lecz także na podatnikach VAT zwolnionych podmiotowo (na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), oraz podatnikach niezarejestrowanych (np. wykonujących wyłącznie usługi zwolnione z VAT). Potwierdza to orzecznictwo, m. in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 15 marca 2011 r., sygn. I SA/Bd 19/11, w którym sąd wskazał, że:

obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej obciążeni są nie tylko podatnicy czynni, ale także zwolnieni od podatku od towarów i usług ze względu na przedmiot transakcji lub podmiot dokonujący czynności (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

Oznacza to więc, że na gruncie ustawy o VAT przedsiębiorca nierejestrowy będzie objęty obowiązkiem prowadzenia kasy fiskalnej, nawet w sytuacji, gdy nie będzie czynnym podatnikiem VAT z uwagi na skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązek ten wystąpi tylko w przypadku, gdy sprzedaż prowadzona przez przedsiębiorcę nierejestrowego prowadzona będzie na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Przedsiębiorca będzie mógł jednak uniknąć tego obowiązku.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przez przedsiębiorcę nierejestrowanego

Prowadzenie przez przedsiębiorcę nierejestrowego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie oznacza automatycznego objęcia go obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Przedsiębiorca nierejestrowy skorzystać będzie mógł bowiem ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej z uwagi na niski obrót. Zwolnienie to przewiduje Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2017 poz. 2454).

Chodzi dokładnie o §3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zgodnie z którym:

Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2018 r. podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2017 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Biorąc pod uwagę fakt, że zgodnie z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca nierejestrowy nie może przekroczyć w żadnym z miesięcy przychodu należnego w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę, każdy z przedsiębiorców nierejestrowych zmieści się w granicy obrotów określonych w rozporządzeniu.

Z tego względu oprócz zwolnienia podmiotowego z VAT, przedsiębiorców nierejestrowych obejmie także zwolnienie podmiotowe z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Niestety rozporządzenie przewiduje określone wyjątki od możliwości skorzystania ze zwolnienia.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej przez przedsiębiorcę nierejestrowego niezależnie od wysokości obrotu

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej z uwagi na niski obrót nie będzie przysługiwać wszystkim przedsiębiorcom nierejestrowym. Wynika to z faktu, że rozporządzenie w §4 wymienia katalog czynności, w stosunku do których zwolnienie nie znajdzie zastosowania niezależnie od wysokości obrotu. W przypadku wykonywania tych czynności, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie oraz wydawania paragonów wystąpi już w stosunku do pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (także rolników ryczałtowych).

Z tego względu, w stosunku do tych czynności, jedynym wyjściem dla przedsiębiorcy nierejestrowego chcącego uniknąć konieczności nabycia kasy fiskalnej może być ograniczenie profilu odbiorców, poprzez wykluczenie z niego osób nie będących przedsiębiorcami oraz rolników ryczałtowych. W przypadku więc, gdy profil odbiorców przedsiębiorcy nierejestrowego ograniczony zostanie wyłącznie np. do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, nie zajdzie konieczność ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz wydawania im paragonów, także w przypadku wykonywania czynności określonych w §4 rozporządzenia. W takiej sytuacji na przedsiębiorcy nierejestrowym ciążyć będzie co do zasady wyłącznie obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Jeśli chodzi o sam katalog czynności, to zgodnie z §4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, obowiązek posiadania przez przedsiębiorcę nierejestrowego kasy fiskalnej i ewidencjonowania na niej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, niezależnie od wysokości obrotu, dotyczyć będzie dostawy:  

  1. gazu płynnego,
  2. części do silników (PKWiU 28.11.4),
  3. silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
  4. nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
  5. przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
  6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
  7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
  8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
  9. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
  10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
  11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
  12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
  13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
  14. wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
  15. perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej, niezależnie od obrotu, dotyczyć też będzie zgodnie z §4 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia przedsiębiorców nierejestrowych świadczących następujące usługi: 

  1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
  8. doradztwa podatkowego,
  9. związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
  11. kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
  12. związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,

Sankcje dla przedsiębiorcy nierejestrowanego za brak kasy fiskalnej

W przypadku, gdy przedsiębiorca nierejestrowy pomimo ciążącego na nim obowiązku prowadzenia ewidencji przy wykorzystaniu kasy fiskalnej obowiązku tego nie dochowuje, naraża się na określone sankcje. Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi stosownej ewidencji, naczelnik urzędu skarbowego (lub naczelnik urzędu celno-skarbowego) ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Na przedsiębiorcę nierejestrowego, który naruszy obowiązki ewidencjonowania obrotu w kasie fiskalnej mogą być także nakładane określone sankcje karne. Sankcje te grożą w przypadku, gdy uchybienia nastąpiły w sposób zawiniony. Obejmować one mogą dwa rodzaje przypadków:

  1. nieprowadzenia ewidencji w kasie fiskalnej w ogólne, pomimo ciążącego na przedsiębiorcy obowiązku – przestępstwo bądź wykroczenie nieprowadzenia księgi (art. 60 §1 oraz §2 Kodeksu karnego skarbowego)
  2. nieewidencjonowanie w kasie fiskalnej niektórych sprzedaży – przestępstwo naruszenia procedury rachunkowej (art. 62 §4 k.k.s.)

Adam Żądło radca prawny doradca podatkowy

Potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego

     każdej chwili będziesz mógł zrezygnować z otrzymywania newslettera.

    Twoje dane osobowe pozyskane w efekcie skorzystania z formularza kontaktowego będą przetwarzane na zasadach określonych w polityce prywatności.