Kontrola urzędu skarbowego to dla podatnika nie mającego jeszcze doświadczenia zdobytego podczas kontaktu ze służbami skarbowymi, każda forma weryfikacji rozliczeń podatkowych przez fiskusa. Warto jednak mieć świadomość tego, że organy podatkowe w praktyce mogą korzystać z kilku trybów kontaktu z podatnikiem, których celem najczęściej jest właśnie weryfikacja prawidłowości rozliczenia podatku. Każdy z tych trybów różni się uprawnieniami kontrolujących, obowiązkami kontrolowanych oraz skalą zagadnień, których mogą dotyczyć. W tym wpisie o tym czym jest kontrola podatkowa urzędu skarbowego i w jaki sposób organy podatkowe mogą weryfikować prawidłowość przestrzegania przepisów przez podatnika.

Kontrola urzędu skarbowego – kontrola podatkowa i kontrola celno-skarbowa

Podstawową zasadą rządzącą każdym postępowaniem z udziałem organów administracji publicznej jest tzw. zasada praworządności. Sprowadza się ona do tego, że organ zobowiązany jest do działania na podstawie przepisów i w granicach prawa. Innymi słowy organ jest ograniczony w swoich możliwościach działania przez ramy, którymi są przepisy właściwych ustaw. Każda forma działania organu administracji publicznej powinna więc mieć swoje umocowanie w odpowiedniej podstawie prawnej.

Nie inaczej jest w przypadku spraw związanych z podatkami. Ze względu na szczególną materię jaką są podatki, a także ich daleko idącą ingerencję w sferę prawa własności, to zwłaszcza w obrębie tej dziedziny, zasada ta ma niezwykle doniosłe znaczenie. Stąd też polski system prawny zawiera obszerną regulację odnoszącą się do zasad kontaktu fiskusa z podatnikiem. Kontakt ten, często potocznie określany jako kontrola urzędu skarbowego posiada własne ramy prawne, które mają na celu w założeniu pozwolić na zagwarantowanie przestrzegania podstawowych zasad i praw podatnika, przy jednoczesnym umożliwieniu fiskusowi weryfikacji interesującego go zakresu.

W świetle przepisów kontrola urzędu skarbowego to w praktyce dwa postępowania, które prowadzone są w oparciu o szczegółową procedurę określoną przez przepisy podatkowe. Do postępowań tych należą:

  1. kontrola podatkowa (uregulowana w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926 z późn. zm.), oraz
  2. kontrola celno-skarbowa (uregulowana w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, Dz.U. 2016 poz. 1947 z późn. zm.).

Często kontrola urzędu skarbowego może przybrać także formę innej procedury podatkowej, tj. formę czynności sprawdzających. Jest to często spotykany sposób kontaktu z podatnikiem, cechujący się najmniej sformalizowanym charakterem, którego celem jest wyeliminowanie uchybień związanych z rozliczeniem podatku, bez wszczynania kontroli. Warto od czynności sprawdzających rozpocząć omawianie tematu kontroli urzędu skarbowego, gdyż w założeniu to właśnie czynności sprawdzające powinny poprzedzać kontrolę podatkową.

Czynności sprawdzające przed kontrolą urzędu skarbowego

Czynności sprawdzające urzędu skarbowego to procedura umożliwiająca rozstrzygnięcie wątpliwości związanych z prawidłowością rozliczeń podatkowych bez wszczynania znacznie bardziej sformalizowanej procedury kontroli podatkowej. Właśnie ze względu na mniej sformalizowany tryb jest ona rozwiązaniem, z którego często chętnie korzystają urzędy skarbowe chcąc zweryfikować kwestie, które pozostają w obszarze ich zainteresowania.

Przepisy w tym zakresie określają dokładnie w jakim celu mają być prowadzone czynności sprawdzające. Zgodnie z nimi, organy podatkowe mogą dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu:

  1. sprawdzenie terminowości składania deklaracji,
  2. sprawdzenie terminowości wpłacania podatków, także pobieranych przez płatników oraz inkasentów;
  3. stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji;
  4. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
  5. weryfikowanie wydatków i przychodów w zakresie związanym z opodatkowaniem dochodów nieujawnionych;
  6. weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej;
  7. weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podmioty dokonujące zgłoszenia rejestracyjnego uproszczonego, o którym mowa w ustawie o podatku akcyzowym.

Czynności sprawdzające służą więc przede wszystkim ocenie działań podatników od strony formalnej i mają na celu nieskomplikowaną i szybką weryfikację pewnych kwestii. Tryb ten ma służyć jedynie wstępnej ocenie zagadnień, które mogą zostać poddane szczegółowej kontroli dopiero na etapie np. sformalizowanej kontroli podatkowej.

Z tego względu warto mieć świadomość tego, że zachowanie podatnika na etapie czynności sprawdzających w praktyce silnie rzutować będzie na to, czy urząd skarbowy znajdzie podstawy ku temu aby rozszerzyć zakres weryfikacji prawidłowości rozliczeń poprzez wszczęcie kontroli podatkowej. Odpowiednie zachowanie podczas czynności sprawdzających może bowiem uchronić podatnika od ryzyka kontroli lub pozwolić na jej sprawniejsze przeprowadzenie w następstwie udostępnienia organowi danych, które będą spójne z dowodami, które zgromadzi organ podatkowy na etapie kontroli.

W tym zakresie istotne jest to, że podatnik może na etapie czynności sprawdzających skorzystać ze wsparcia pełnomocnika ogólnego, który umocowany jest do działania we wszystkich sprawach podatkowych należących do właściwości organów podatkowych. Pełnomocnik ogólny może być więc także ustanowiony w czynnościach sprawdzających, co pozwoli w prawidłowy sposób zachować się podatnikowi i zmniejszyć ryzyko potencjalnych późniejszych dolegliwości.

Dolegliwości te mogą wiązać się bowiem z kontrolą urzędu skarbowego (kontrolą podatkową) lub kontrolą urzędu celno-skarbowego (kontrolą celno-skarbową).

Kontrola urzędu skarbowego, czyli kontrola podatkowa

Organy podatkowe, w tym naczelnicy urzędów skarbowych, podejmując działania weryfikacyjne i kontrolne względem podatników powinni brać pod uwagę to, czy zamierzony przez nich cel może być osiągnięty przy wykorzystaniu możliwie prostych i mało inwazyjnych dla podatnika rozwiązań. Z tego względu w założeniu dopiero w przypadku, gdy czynności sprawdzające nie pozwolą na osiągnięcie założonego celu, lub czynności sprawdzające nie pozwalają w świetle przepisów na podjęcie niezbędnych w tym celu działań, zasadnym będzie wszczęcie kontroli podatkowej.

Kontrola urzędu skarbowego prowadzona w formie kontroli podatkowej ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Z tego względu ramy kontroli podatkowej, w odróżnieniu do chociażby czynności sprawdzających są bardzo szerokie. Kontrola urzędu skarbowego może bowiem dotyczyć zarówno obowiązku zapłaty podatku (np. podatku PIT, CIT, VAT), jak też innych obowiązków wynikających z przepisów ustaw oraz rozporządzeń.

Co istotne, przedmiotem kontroli podatkowej może być również weryfikacja tego, czy podatnik w prawidłowy sposób korzysta z uprawnień podatkowych. Stąd też naczelnik urzędu skarbowego dysponuje prawem do weryfikacji tego, czy podatnik spełnił warunki uprawniające np. do:

  1. zastosowania ulgi podatkowej (np. ulgi B+R, ulga termomodernizacyjna);
  2. zastosowania niższej stawki podatku (np. 9% CIT, 0% PIT, 5% podatku IP Box, 8% VAT itp.);
  3. zastosowania zwolnienia z opodatkowania (np. w przypadku dostawy nieruchomości, świadczenia usług);
  4. odliczenia naliczonego podatku VAT;
  5. zwrotu podatku.

Przepisy określają przy tym w szczegółowy sposób w jaki sposób prowadzona jest kontrola urzędu skarbowego. Na organie podatkowym ciąży bowiem obowiązek prowadzenia kontroli na podstawie przepisów oraz w ich granicach.

Kontrola urzędu skarbowego jest zdecydowanie bardziej angażującym dla podatnika postępowaniem ze względu na znacznie szersze uprawnienia organu, niż w przypadku czynności sprawdzających. Zgodnie z przepisami, kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są bowiem w szczególności uprawnieni do:

  1. wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
  2. wstępu do lokali mieszkalnych w przypadkach określonych w przepisach;
  3. żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
  4. żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
  5. zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
  6. zabezpieczania zebranych dowodów;
  7. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  8. żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  9. przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w przepisach
  10. zasięgania opinii biegłych.

Co istotne, przepisy nakładają określone obowiązki także na samych podatników będących podmiotami kontrolowanymi. Kontrolowani podatnicy są na podstawie przepisów zobowiązani umożliwić wykonanie kontrolującym czynności określonych w przepisach, w tym w szczególności są zobowiązani:

  1. umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
  2. przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
  3. przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej odpowiedniej strukturze logicznej, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Sama kontrola urzędu skarbowego dokumentowana jest w protokole kontroli, w którym zawarty jest także końcowy wynik kontroli. Kontrola podatkowa zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli. Protokół kontroli jest niezwykle istotnym dokumentem urzędowym, który zawiera kluczowe dane wpływające na sytuację podatkową kontrolowanego. Obejmuje on bowiem zarówno opis przebiegu kontroli, a także wszystkie ustalenia faktyczne i materiał dowodowy je potwierdzający, jak też ocenę prawną sprawy przez urząd skarbowy.

W przypadku wykazania w protokole nieprawidłowości, podatnik może:

  1. skorygować błędy, składając deklarację podatkową lub korektę deklaracji; albo
  2. złożyć zastrzeżenie do protokołu kontroli kwestionując jego uzasadnienie.

Warto starannie przeanalizować, jakie kroki należy podjąć w przypadku otrzymania protokoły kontroli stwierdzającego nieprawidłowości. W sytuacji, gdy sama kontrola, jak też protokół naruszają przepisy, koniecznym może okazać się złożenie zastrzeżeń do protokołu i podważanie ustaleń organu.

Kontrola celno-skarbowa, czyli kontrola urzędu celno-skarbowego

Podatnicy mogą spotkać się także w praktyce z kontrolą celno-skarbową, która w istotnym stopniu różni się od kontroli podatkowej urzędu skarbowego. Jest ona bowiem prowadzona nie przez urząd skarbowy, a przez naczelników urzędów celno-skarbowych i wykonywana jest zarówno przez pracowników Krajowej Administracji Skarbowej, jak i funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej.

Kontrola celno-skarbowa jest postępowaniem zdecydowanie bardziej doniosłym w swoich skutkach dla podatnika niż sama kontrola podatkowa. Jej celem jest bowiem wykrywanie naruszeń podatkowych o wysokim stopniu szkodliwości gospodarczej (np. oszustwa podatkowe, wyłudzenia podatku, nadużycia przepisów podatkowych, nieprawidłowości na gruncie cen transferowych). Kontrola celno-skarbowa łączy przy tym nie tylko uprawnienia kontrolne, ale także uprawnienia śledcze realizowane przy wykorzystaniu instrumentów prawa administracyjnego, a także instrumentów prawnych bliższych działaniom Policji i form wywiadowczych.

Zgodnie z przepisami, zakresem kontroli celno-skarbowej może być objęte, podobnie jak w przypadku kontroli urzędu skarbowego,  między innymi przestrzeganie przepisów prawa podatkowego. Zakres kontroli celno-skarbowej może być więc zasadniczo tożsamy z zakresem kontroli podatkowej, natomiast zasadniczą różnicą w tym zakresie najczęściej będzie skala potencjalnego uszczuplenia zobowiązania podatkowego. W przypadkach mniejszej skali trybem, z którego organy administracji skorzystają będzie kontrola podatkowa, natomiast w sprawach większej wagi organy sięgną po tryb kontroli celno-skarbowej.

Ze względu na potencjalnie większą potencjalną skalę naruszeń, której dotyczyć ma kontrola celno-skarbowa, organy w tym zakresie wyposażone zostały w znacznie szerszy i bardziej adekwatny katalog uprawnień, niż w przypadku kontroli podatkowej prowadzonej przez urząd skarbowy. Obejmuje on uprawnienia do:

  1. żądania udostępniania akt, ewidencji, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli celno-skarbowej oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej oraz do żądania przekazania w postaci elektronicznej całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych;
  2. wstępu, przebywania i poruszania się na gruncie oraz w budynku, lokalu lub innym pomieszczeniu kontrolowanego;
  3. dokonywania oględzin;
  4. legitymowania lub ustalania w inny sposób tożsamości osób, jeżeli jest to niezbędne na potrzeby kontroli;
  5. przesłuchiwania kontrolowanego lub świadków;
  6. przeszukiwania lokali, w tym lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń i miejsc oraz rzeczy, w tym z użyciem urządzeń technicznych i psów służbowych;
  7. zasięgania opinii biegłych;
  8. zabezpieczania zebranych dowodów;
  9. żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  10. sporządzania szkiców, kopiowania, filmowania, fotografowania oraz dokonywania nagrań dźwiękowych;
  11. zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą celno-skarbową;
  12. badania towarów, surowców, półproduktów i wyrobów, w tym pobrania próbek towarów, surowców, półproduktów i wyrobów gotowych, w celu ich zbadania;
  13. żądania powtórzenia, jeżeli to możliwe, każdej czynności, w wyniku której uzyskuje się dane o przyjmowanych, wydawanych lub wprowadzanych do procesu produkcyjnego surowcach, materiałach, produkcji w toku i półproduktach oraz uzyskanych produktach, wyrobach gotowych i wysokości strat produkcyjnych;
  14. przeprowadzania w uzasadnionych przypadkach, w drodze eksperymentu, doświadczenia lub odtworzenia możliwości gry na automacie lub gry na innym urządzeniu;
  15. żądania zamknięcia dokumentacji dotyczącej towarów i czynności podlegających kontroli celno-skarbowej w celu umożliwienia porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym;
  16. uczestniczenia w podlegających kontroli celno-skarbowej czynnościach w zakresie produkcji, przemieszczania i zużycia wyrobów akcyzowych, w szczególności ich wytwarzania, uszlachetniania, przerabiania, skażania, rozlewu, przyjmowania, magazynowania, wydawania, przewozu i niszczenia, oraz w zakresie stosowania i oznaczania tych wyrobów znakami akcyzy;
  17. żądania złożenia wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli celno-skarbowej;
  18. nakładania zamknięć urzędowych na urządzenia, pomieszczenia, naczynia oraz środki przewozowe.

Na kontrolowanych w trybie kontroli celno-skarbowej także ciąży szereg obowiązków określonych w przepisach, które podobnie jak uprawnienia kontrolujących, są szersze niż w przypadku kontroli podatkowej.

Zwieńczeniem kontroli celno-skarbowej jest wynik kontroli lub protokół, który jest podstawą do dalszego nałożenia różnego rodzaju obowiązków na podatnika. W przypadku ich niedochowania kontrola może przekształcić się w postępowanie podatkowe, którego celem będzie wyegzekwowanie obowiązków podatnika.

Kontrola urzędu skarbowego – czy jest się czego bać?

Kontrola urzędu skarbowego zasadniczo będzie mieć formę czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Oba postępowania wymagają odpowiedniego przygotowania i zachowania podatnika, gdyż w praktyce ich wspólnym celem jest zweryfikowanie prawidłowości dochowania nałożonych na podatnika obowiązków.

Czynności sprawdzające są stosunkowo często spotykaną praktyką i mogą się przydarzyć podatnikom, którzy dokonują chociażby zgłoszenia rejestracyjnego na VAT lub popełnili prosty błąd formalny w wypełnionej deklaracji. W takim przypadku czynności sprawdzające zasadniczo nie powinny być wstępem do kontroli i przy odpowiednim zachowaniu podatnika zakończą się wraz z przeprowadzeniem przez organ weryfikacji lub wraz ze skorygowaniem przez podatnika swojego błędu.

Zdecydowanie większą uwagę i staranność należy przywiązać z kolei do kontroli podatkowej. W jej przypadku organ dysponuje bowiem znacznie szerszym wachlarzem możliwości, a samo postępowanie jest ściśle nastawione na weryfikację określonych kwestii, które dotyczą prawidłowego stosowania przepisów podatkowych przez podatnika. Kontrola i jej wyniki w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości może wiązać się z nałożeniem określonych obowiązków, a w przypadku ich niedochowania może prowadzić do wszczęcia postępowania podatkowego.

Przed największym wyzwaniem stoją podatnicy, względem których toczyć się będzie kontrola celno-skarbowa. Jest to zdecydowanie najbardziej inwazyjny sposób kontroli zachowania podatnika, któremu towarzyszą szerokie uprawnienia kontrolujących i określone obowiązki kontrolowanych. Wynika to z faktu, że celem kontroli celno-skarbowej jest w założeniu wykrywanie i zwalczanie nieprawidłowości na wielką skalę, w stosunku do których działanie wymaga od organów wysokiego stopnia złożoności. Wszczęcie tego trybu względem podatnika odnośnie zagadnień, które mogą być przedmiotem kontroli podatkowej urzędu skarbowego oznaczać więc może, że organ dopatruje się istotnych uchybień. W takim przypadku należy z jak najwyższą starannością podejść do kontroli, której przebieg rzutować będzie na obowiązki podatnika.  

Jeśli jesteś zainteresowany tematem kontroli urzędu skarbowego, zapraszamy do naszego cyklu artykułów na ten temat:

  1. Nieujawnione dochody – komu grozi ryzyko podatku?
  2. Kontrola ulgi B+R przez urząd skarbowy – jak się przygotować?
  3. Kontrola urzędu skarbowego a IP BOX

Więcej o naszym wsparciu w zakresie kontroli możesz przeczytać tutaj.

Potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego


     każdej chwili będziesz mógł zrezygnować z otrzymywania newslettera.

    Twoje dane osobowe pozyskane w efekcie skorzystania z formularza kontaktowego będą przetwarzane na zasadach określonych w polityce prywatności