Kontrola ulgi B+R przez urząd skarbowy to sytuacja z którą spotyka się coraz większe grono przedsiębiorców. Zainteresowanie urzędów skarbowych prawidłowością skorzystania przez podatnika z ulgi badawczo-rozwojowej wynika zarówno z rosnącej popularności ulgi wśród podatników, jak też z coraz większego doświadczenia samych urzędów w kontrolowaniu stosowania ulgi. Ze względu na fakt, iż skorzystanie z ulgi B+R uzależnione jest od spełnienia warunków określonych w przepisach, warto odpowiednio wcześnie przygotować się do rozliczenia podatku z ulgą, co pozwoli na bezpieczne z niej skorzystanie, a także udokumentowanie przed urzędem skarbowym prawidłowości wykorzystania jej mechanizmu.

Kontrola ulgi B+R przez urząd skarbowy – kontrola przesłanek działalności badawczo-rozwojowej

Ulga B+R jest rozwiązaniem niezwykle interesującym dla podatników, którzy w ramach swojej działalności projektują oraz tworzą zmienione, ulepszone lub nowe produkty, procesy lub usługi. W takim przypadku, pod warunkiem spełnienia przesłanek ustawowych, podatnikowi może przysługiwać prawo do podwójnego rozpoznania określonego katalogu wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowym warunkiem skorzystania z ulgi jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej, którą definiują przepisy ustaw podatkowych w odpowiednio art. 5a pkt 38 ustawy o PIT oraz art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Definicja działalności badawczo-rozwojowej zawarta w obu ustawach o podatku dochodowym wskazuje na to, że działalność badawczo-rozwojowa oznacza:

,,działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań’’

Kontrola ulgi B+R przez urząd skarbowy w pierwszej kolejności będzie więc skupiać się na tym aby ustalić, czy podatnik korzystając z ulgi badawczo-rozwojowej prawidłowo zidentyfikował przejawy działalności badawczo-rozwojowej i czy przypadkiem nie zakwalifikował do tego segmentu działalności, która nie spełnia wszystkich przesłanek ustawowych.

Z tego też względu weryfikacja w tym zakresie skupiać się będzie na ocenie tego, czy podatnik do działalności badawczo-rozwojowej zakwalifikował jedynie działalność:

  1. obejmującą badania naukowe (zdefiniowane w art. 5a pkt 39 ustawy o PIT lub art. 4a pkt 27 ustawy o PIT) lub prace rozwojowe (zdefiniowane w art. 5a pkt 40 ustawy o PIT lub art. 4a pkt 28 ustawy o PIT;
  2. mającą charakter twórczy;
  3. podejmowaną w sposób systematyczny;
  4. podejmowaną w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań;
  5. nie mającą charakteru rutynowego i okresowego.

Chcąc skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej należy więc starannie przeanalizować poszczególne segmenty działalności pod kątem spełnienia w ich ramach każdej z powyższych przesłanek. Pomocne w tym zakresie mogą być wydane dotychczas interpretacje indywidualne oraz orzeczenia sądów administracyjnych, w ramach których każda z powyższych przesłanek doczekała się doprecyzowania i rozwinięcia. Oceniając więc każdą z przesłanek warto odnieść się do znaczenia, jakie zostało przesłankom przypisane w ramach dotychczasowej praktyki stosowania przepisów. Takie podejście pozwoli na prawidłowe zidentyfikowanie obszarów działań B+R i znacznie zwiększy prawdopodobieństwo tego, że kontrola ulgi badawczo-rozwojowej przez urząd skarbowy nie zakończy się zakwestionowaniem prawa do skorzystania z niej w odniesieniu do części lub całości działalności podatnika. Oznacza to, że podatnik w pierwszej kolejności powinien przeprowadzić staranny audyt działalności B+R, który pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy określone segmenty  działalności podatnika można uznać za spełniające definicję działalności badawczo-rozwojowej.

Kontrola prawidłowości rozliczania kosztów w ramach ulgi B+R

W ramach ulgi badawczo-rozwojowej podatnik uprawniony jest do odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, określanych jako koszty kwalifikowane. Oznacza to więc, że ulga B+R polega na uprawnieniu do rozliczenia pewnych kategorii kosztów podatkowych dwukrotnie:

  1. pierwszy raz na etapie ustalenia podstawy opodatkowania (jako koszt uzyskania przychodów ustalony na zasadach ogólnych);
  2. drugi raz na etapie skorzystania z ulgi (jako koszt kwalifikowany odliczany od podstawy opodatkowania ustalonej na pierwszym etapie).

Więcej o samej uldze badawczo-rozwojowej możesz przeczytać w tym wpisie. Warto mieć natomiast świadomość tego, że przepisy podatkowe zawierają zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych, które mogą podlegać rozliczeniu w ramach ulgi. Innymi słowy nie każdy koszt poniesiony w ramach działalności badawczo-rozwojowej może podlegać rozliczeniu w ramach ulgi, a jedynie koszt, który wpisuje się w zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych zawarty odpowiednio w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT oraz art. 18d ust. 2 ustawy o CIT.

Kontrola ulgi B+R przez urząd skarbowy w odniesieniu do prawidłowości rozliczania kosztów opiera się więc na weryfikacji tego, czy podatnik w ramach ulgi ujął jedynie koszty, które można zakwalifikować jako koszty kwalifikowane w rozumieniu przepisów. Do kosztów tych należą:

  1. poniesione należności z tytułu stosunku pracy oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
  2. poniesione należności z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;
  3. wydatki na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
  4. wydatki na nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;
  5. wydatki na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;
  6. wydatki na odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
  7. wydatki na nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
  8. koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego poniesione w odniesieniu do wskazanych w przepisach sytuacji.

Kluczowym z perspektywy kontroli urzędu skarbowego ulgi B+R pozostaje więc to, że wydatek rozliczany w ramach ulgi badawczo-rozwojowej powinien w szczególności:

  1. być jednym z wydatków, o których mowa w przepisach;
  2. być wydatkiem związanym z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

Identyfikowanie kosztów kwalifikowanych często wiąże się z dużą ilością błędów podatników, które są potencjalnie łatwe do zidentyfikowania przez urząd skarbowy w ramach kontroli. Do najpopularniejszych błędów zaliczyć można:

  1. rozliczanie w ramach ulgi wydatków na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
  2. rozliczanie w ramach ulgi wydatków na rzecz osób świadczących usługi w ramach stosunku B2B w oparciu o umowę zlecenie lub umowę o dzieło;
  3. rozliczanie w ramach ulgi usług nie podlegających rozliczeniu w ramach ulgi (np. usług malowania, spawania, piaskowania, wycinania, składowania, etc.);
  4. nieprawidłowe klasyfikowanie usług jako usługi związane z wykorzystaniem aparatury naukowo-badawczej (błędne klasyfikowanie określonych urządzeń jako aparatury naukowo-badawczej);
  5. rozliczanie w ramach ulgi wydatków na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne nabytych od podmiotów inne niż wpisane do rejestru POL-ON.

Podatnicy chcący skorzystać z ulgi B+R powinni więc przeprowadzić staranny audyt kosztów ulgi B+R w celu zidentyfikowania tego, czy w ramach ulgi nie rozpoznają wydatków, które nie powinny być rozliczane ze względu na treść przepisów. Audyt pozwoli także na weryfikację tego, czy pewne kategorie kosztów nie zostały niepotrzebnie pominięte, co skutkuje zmniejszeniem efektywności skorzystania z ulgi.

Kontrola ulgi badawczo-rozwojowej a odrębna ewidencja kosztów

Podatnicy chcący skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej są w świetle przepisów zobowiązani do wyodrębnienia w prowadzonej przez siebie ewidencji kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Wyodrębnienie jest koniecznością nie tylko ze względu na treść przepisów, lecz także na fakt, iż jest ona często punktem wyjścia do weryfikacji przez urząd skarbowy prawidłowości skorzystania z ulgi.

W praktyce ewidencja powinna w szczególności:

  1. zawierać wszystkie koszty rozliczane w ramach ulgi, wyodrębnione w sposób pozwalający na zidentyfikowanie poszczególnych kategorii kosztów kwalifikowanych ujmowanych w deklaracji podatkowej (w załączniku PIT/BR oraz CIT/BR), a sama ewidencji;
  2. pozwalać na przypisanie poszczególnych kosztów do projektów rozliczanych w ramach ulgi B+R.

Ewidencja kosztów może odbywać się w ramach np. pliku excel, który powinien być rozbudowany o dodatkową dokumentację pozwalającą na wykazanie prawa do skorzystania z ulgi i prawidłowość przyjętych założeń (np. o kalkulację wynagrodzeń pracowniczych, ewidencje czasu pracy, tabele amortyzacji, itp.). Odrębna ewidencja ze względu na to, że służy zarówno ustaleniu wysokości ulgi przez samego podatnika, jak też służy ocenie prawidłowości stosowania ulgi przez urząd skarbowy, powinna być opracowana w sposób możliwie jak najdokładniejszy, co zagwarantuje brak ewentualnych problemów na etapie kontaktu z urzędem skarbowym w związku z weryfikacją rozliczenia ulgi.

Czynności sprawdzające w związku ze skorzystaniem z ulgi badawczo-rozwojowej

Weryfikacja rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej może odbywać się w ramach kilku trybów określonych przez przepisy Ordynacji podatkowej, do których należą:

  1. czynności sprawdzające;
  2. postępowanie podatkowe;
  3. kontrola podatkowa.

W przypadku weryfikacji deklaracji rocznej, pierwszy kontakt ze strony urzędu skarbowego celem kontroli ulgi badawczo-rozwojowej będzie miał prawdopodobnie formę czynności sprawdzających. Ten tryb jest zdecydowanie najczęściej wykorzystywany przez urząd skarbowy i podczas niego urząd m. in.:

  1. ocenia formalną poprawność dokumentów rozliczeniowych;
  1. ustala stan faktyczny w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami;
  2. weryfikuje poniesione przez podatnika wydatki i osiągnięte przychody.

Czynności sprawdzające pozbawione są formalizmu jaki towarzyszy postępowaniu podatkowemu oraz kontroli podatkowej i z tego względu są najchętniej wykorzystywanym przez organy sposobem kontaktu z podatnikiem celem weryfikacji rozliczenia. Odpowiednie wdrożenie ulgi, przygotowanie ewidencji oraz prawidłowa identyfikacja przejawów działalności badawczo-rozwojowej i kosztów rozliczanych w ramach ulgi pozwoli na sprawny kontakt z organem w ramach czynności sprawdzających i dostarczenie mu niezbędnych dokumentów pozwalających na rozliczenie podatku z wykorzystaniem ulgi, a co za tym idzie uzyskanie zwrotu nadpłaty podatku. Warto mieć świadomość tego, że w przypadku wychwycenia przez urząd skarbowy na etapie czynności sprawdzających nieprawidłowości lub braków, organ może skorzystać z innych instrumentów weryfikacji rozliczenia, a mianowicie postępowania podatkowego oraz kontroli podatkowej, które są zdecydowanie bardziej uciążliwe i wymagają znacznie większego zaangażowania ze strony podatnika. Warto więc odpowiednio przygotować się do kontaktu z organem podatkowym i dokładnie zweryfikować swoje rozliczenie podatku z wykorzystaniem ulgi B+R dokonując audytu działalności oraz audytu kosztów kwalifikowanych działalności badawczo-rozwojowej.

 

Potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego

     każdej chwili będziesz mógł zrezygnować z otrzymywania newslettera.

    Twoje dane osobowe pozyskane w efekcie skorzystania z formularza kontaktowego będą przetwarzane na zasadach określonych w polityce prywatności.