Przedsiębiorców zobowiązanych do ujawniania danych swoich beneficjentów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) czekają w 2021 r. istotne zmiany, które znacząco wpłyną na podejście do realizacji wskazanego obowiązku. Zmiany w CRBR wynikają z nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawy AML), która w zakresie w jakim wchodzi w życie od 31 października 2021 r., zakłada wprowadzenie mechanizmu obowiązkowej weryfikacji prawidłowości zgłoszenia danych beneficjenta do CRBR przez instytucje obowiązane oraz nakłada obowiązek poinformowania Ministra Finansów o odnotowanych rozbieżnościach.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych a zmiana ustawy AML w 2021 r.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to system teleinformatycznym, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych podmiotów wskazanych w ustawie AML. Prowadzony jest on przez Ministra Finansów pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/.

Więcej o samym Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych możesz przeczytać tutaj.

Dotychczas Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych służył do przetwarzania informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek, wymienionych w art. 58 ustawy AML, do których należały:

  1. spółki jawne;
  2. spółki komandytowe;
  3. spółki komandytowo-akcyjne;
  4. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
  5. spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623)).

Na skutek zmian w ustawie AML, które wchodzą w życie od 1 lipca oraz 31 października 2021 r. katalog podmiotów zobowiązanych do ujawnienia danych swoich beneficjentów rzeczywistych w CRBR ulega znacznemu rozszerzeniu. Od 2021 r. do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych zgłoszenia informacji o beneficjentach dokonać będą musiały dodatkowo takie podmioty jak::

  1. proste spółki akcyjne;
  2. trusty;
  3. spółki partnerskie;
  4. europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
  5. spółki europejskie;
  6. spółdzielnie;
  7. spółdzielnie europejskie;
  8. stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;

Powyższe oznacza, że na skutek zmiany w ustawie AML, od 2021 r. praktycznie każdy podmiot prawny oraz podmiot o charakterze korporacyjnym zobowiązany będzie do zgłoszenia danych o swoich beneficjentach rzeczywistych do CRBR.

Zmiany w CRBR skutkujące rozszerzeniem katalogu zobowiązanych do ujawnienia danych swoich beneficjentów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych są niezwykle istotne, z uwagi na fakt, że dotykają ona bardzo szerokiego grona podmiotów. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że zmiana ustawy o AML w zakresie w jakim dotyka kwestii związanych z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych nie kończy się jedynie na rozszerzeniu katalogu podmiotów obowiązanych do dokonania zgłoszenia.

Ustawodawca w ramach nowelizacji przewidział bowiem swoisty mechanizm przerzucenia obowiązku weryfikacji prawidłowości dokonania zgłoszenia danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów na podmioty posiadające status tzw. instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy o AML, a więc m. in. na banki, instytucje ubezpieczeniowe, ale także biura rachunkowe.

Wskazane podmioty, które są jedynie wybranymi instytucjami obowiązanymi, to podmioty, z którymi styczność posiada każda z jednostek, której dane beneficjentów podlegają ujawnieniu w CRBR. Z tego względu zmiany w CRBR w tym zakresie są szczególnie istotne.

Zmiany w CRBR i obowiązek odnotowywania rozbieżności w zgłoszeniu przez instytucje obowiązane 

Z punktu widzenia instytucji zobowiązanych najbardziej dalekosiężną i najbardziej dotkliwą zmianą w CRBR jest dodanie do ustawy AML nowych art. 61a i 61b ustawy.

Przepisy te wprowadzają obowiązek odnotowywania ewentualnych rozbieżności między danymi wykazanymi w CRBR, a danymi zgromadzonymi przez instytucję obowiązaną wraz z koniecznością wyjaśnienia przyczyn odkrytych rozbieżności.

Zgodnie bowiem z art. 61a ust. 1 ustawy AML:

  1. Instytucja obowiązana odnotowuje rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Rejestrze a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta i podejmuje czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności.

Warto w tym zakresie zwrócić uwagę na to, że ze względu na zakres danych ujawnianych w CRBR, który obejmuje szeroko pojęte dane identyfikujące podmiotów, oraz w przypadku beneficjentów rzeczywistych informacje o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach im przysługujących, zakres pracy koniecznej do wykonania przez instytucję obowiązaną względem każdego klienta wydaje się nadmierny.

Zmiana w tym zakresie sprowadza się bowiem do konieczności każdorazowej weryfikacji danych dotyczących beneficjentów rzeczywistych oraz badania stosunków wewnętrznych w podmiotach, które często są trudne do ustalenia.

W sytuacji, gdy po żmudnej weryfikacji czy rozbieżności te rzeczywiście istnieją, fakt ten zostanie potwierdzony, koniecznym będzie dodatkowo zebranie dokumentacji wskazującej na istnienie odkrytych różnic oraz dokonanie zgłoszenia organowi właściwemu w sprawach CRBR o istnieniu tych rozbieżności wraz z uzasadnieniem i zgromadzoną dokumentacją.

Zgodnie bowiem z art. 61a ust. 2 ustawy AML:

  1. W przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja obowiązana przekazuje organowi właściwemu w sprawach Rejestru zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności.

Oznacza to, że tzw. instytucja obowiązana będzie miała nie tylko obowiązek odnotowania rozbieżności pomiędzy jej własnymi ustaleniami (wynikającymi np. z analizy umowy spółki) a danymi ujawnionymi w CRBR, ale także będzie miała obowiązek przekazania Ministrowi Finansów zweryfikowanej informacji o rozbieżnościach wraz z kompletną dokumentacją potwierdzającą stwierdzone rozbieżności.

Rozwiązanie w tym zakresie sprowadza się więc do nałożenia na instytucję obowiązaną konieczności zgromadzenia materiału dowodowego potwierdzającego fakt występowania rozbieżności i ewentualnych nieprawidłowości w dokonanym zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych i przekazania tego materiału dowodowego bez żadnego wezwania, czyli z własnej inicjatywy, do organu właściwego do spraw CRBR, którym jest Minister Finansów.

Nałożenie tego obowiązku na instytucje obowiązane może doprowadzić do wzmożonych kontroli, z uwagi na fakt, że  organ otrzymywać będzie od instytucji obowiązanej wszelkie niezbędne dane ze wskazaniem potencjalnych obszarów kontroli.

Jak wskazuje art. 61a ust. 5 ustawy o AML organ będzie zobowiązany do podjęcia czynności mających na celu wyjaśnienie rozbieżności, w tym (co konstytuuje art. 61b) do wszczęcia postępowania mającego na celu weryfikacje prawidłowości danych zamieszczonych w rejestrze.

W tym zakresie warto w szczególności zwrócić uwagę na to, że katalog instytucji obowiązanych, na których ciąży wskazany wyżej obowiązek jest bardzo obszerny i uregulowany został w art. 2 ustawy AML. Do katalogu tego należą podmioty, z którymi niemalże każdy przedsiębiorca i każdy podmiot gospodarczy pozostaje w stałych relacjach, wśród których wymienić można w szczególności:

  1. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biura rachunkowe);
  2. podmioty świadczące usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego (biura księgowe),
  3. banki, instytucje kredytowe i ich oddziały, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, Krajowy SKOK;
  4. krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze, agentów rozliczeniowych;
  5. zakłady ubezpieczeń, pośredników ubezpieczeniowych;
  6. podmioty prowadzące działalność kantorową oraz świadczące podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych;
  7. instytucje pożyczkowe.

Zmiany w CRBR a skutki dla podmiotów zobowiązanych do dokonania zgłoszenia 

Wprowadzane zmiany w CRBR oczywiście będą miały skutek negatywny nie tylko dla instytucji zobowiązanych, z uwagi na nałożone na nie dodatkowe obowiązki, ale także dla samych podmiotów, których beneficjenci rzeczywiści podlegają ujawnieniu w CRBR.

Obowiązek informowania Ministra Finansów o odnotowanych rozbieżnościach skutkować będzie z pewnością większą liczbą kontroli oraz potencjalnie wzrostem liczby kar za niedokonanie lub nieprawidłowe dokonanie zgłoszenia do CRBR. Podmioty zobowiązane do zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych dokonują bowiem zarówno identyfikacji beneficjentów rzeczywistych, jak też zgłoszeń i aktualizacji imion i nazwisk, miejsc zamieszkania oraz danych dotyczących charakteru udziałów, czy uprawnień przysługujących beneficjentom rzeczywistym.

W skomplikowanych strukturach złożonych z licznych podmiotów powiązanych bądź w realiach niepewnego i szybko zmienianego prawa może dochodzić do częstych zmian tych danych, choćby ze względu na restrukturyzacje, przekształcenia czy zwyczajny obrót prawami udziałowymi. W przypadku takich zmian konieczne jest dokonanie zgłoszenia w relatywnie krótkim terminie, co może zostać przeoczone i prowadzić do wystąpienia pozornie nieistotnych nieprawidłowości.

Nie bez znaczenia pozostaje także fakt, że w przypadku niektórych struktur, chociażby z uwagi na sposób sformułowania umowy spółki, dodatkowe umowy i porozumienia między wspólnikami, niejednokrotnie ustalenie danych beneficjenta lub beneficjentów rzeczywistych pozostaje znacznie utrudnione. Często zdarza się także, że w charakterze beneficjenta rzeczywistego ujawniana jest inna osoba niż osoba, która pozornie może wydawać się beneficjentem rzeczywistych w świetle wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Powyższe czynniki wpływać mogą na to, że instytucje obowiązane, chcąc wywiązać się z ciążących na nich obowiązków i uniknąć dodatkowych kar, informować będą Ministra Finansów o odnotowanych rozbieżnościach relatywnie często.

Kolejnym czynnikiem nadającym opisywanej nowelizacji wagi jest bardzo szeroki zakres instytucji zobowiązanych obejmujący nie tylko instytucje finansowe, czy od niedawna również wszelkie biura rachunkowe. Ze względu na mnogość instytucji zobowiązanych funkcjonujących  na rynku, w istocie stanowić one będą bardzo rozbudowany system wczesnego ostrzegania dla organów o występowaniu nieprawidłowości w zgłoszeniach do CRBR.

Czysto teoretycznie można wskazać sytuację w której jakiś podmiot gospodarczy pragnie skorzystać z usług biura rachunkowego. Podmioty te jako instytucje zobowiązane zmuszone będą przestrzegać obowiązków wynikających z ustawy o AML i dokonać porównania danych w CRBR ujawnionych z istniejącym stanem faktycznym (zachowując przy tym należytą staranność). Jeśli dane te, czy to w zakresie informacji identyfikujących, czy rodzaju uprawnień beneficjenta rzeczywistego nie będą zgadzać się ze stanem rzeczywistym (np. ktoś zmienił miejsce zamieszkania, doszło do przekształcenia spółki bądź likwidacji innej spółki przez którą osoba fizyczna wywierała pośredni wpływ na osobę prawną na skutek czego wpływ tej osoby stał się bezpośredni) to poinformują o tym organ, który zapewne rozpocznie kontrolę mając wszystkie niezbędne do jej przeprowadzenia informacje i dokumenty.

Wspominany szeroki zakres katalogu instytucji zobowiązanych może generować ryzyko kontroli niemal w przypadku każdej styczności przedsiębiorcy z instytucją obowiązaną, w sytuacji, gdy dane ujawnione w CRBR będą budziły jakiekolwiek wątpliwości.

Ze szczególnym ryzykiem może wiązać się korzystanie przez podmioty dokonujące zgłoszeń z usług instytucji zobowiązanych stosujących procedurę KYC (Know Your Customer).  W uproszczeniu KYC jest to procedura należytej staranności jaką muszą przeprowadzać instytucje finansowe oraz inne prawnie określone podmioty do zidentyfikowania swoich kontrahentów przed rozpoczęciem świadczenia na ich rzecz usług. Faktycznie wchodzi ona w zakres procedury AML, a obszar danych weryfikowanych w tej procedurze obejmuje dane dotyczące podmiotów dokonujących zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych oraz informacje o ich beneficjentach rzeczywistych. Ze względu na podobny zakres tej procedury oraz konieczność badania danych z CRBR instytucje te faktycznie będą przeprowadzać kontrole na swoich klientach a następnie przesyłać informacje o odnotowanych rozbieżnościach do organów, którym de facto pozostanie już tylko formalnie wszcząć kontrolę i nałożyć karę administracyjną.

Można łatwo wyobrazić sobie sytuację, gdy jakaś spółka planuje wziąć kredyt w banku celem finansowania inwestycji, a bank jako podmiot stosujący procedurę KYC dokonuje szczegółowej weryfikacji danych klienta. Od końca października w przypadku, gdy wykryje on jakieś nieprawidłowości oraz je potwierdzi, zmuszony będzie do dokonania ich zgłoszenia wraz ze zgromadzoną dokumentacją, co najprawdopodobniej doprowadzi do wszczęcia kontroli w spółce. Mając to na uwadze należy stwierdzić, iż w nowym stanie prawnym ze względu na zakres instytucji zobowiązanych kontrole mogą spotkać przedsiębiorcę na każdym kroku.

Ostatnim elementem wskazującym na wagę skutków wchodzących 31 października zmian jest zakres oraz charakter sankcji administracyjnych, które może nałożyć organ w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Na wspomniany charakter składa się jej dotkliwość i obligatoryjność. Jak wynika z art. 153 ust. 1 (zarówno w brzmieniu aktualnym jak i nowym) w przypadku niezgłoszenia informacji lub braku ich aktualizacji na podmiot zobowiązany może bowiem zostać nałożona sankcja administracyjna w wysokości aż do 1 miliona złotych.

Instytucje zobowiązane do weryfikacji danych klienta w CRBR

W kontekście omawianych zmian nie należy zapominać o instytucjach obowiązanych w rozumieniu ustawy o AML, których dotykają zmiany w CRBR, fprponieważ od 31 października bieżącego roku to właśnie one będą musiały opisywany proces weryfikacji danych przeprowadzać, jednocześnie dokumentując jego przebieg.

Ustawodawca wprowadzając obowiązek odnotowywania przez instytucje obowiązane rozbieżności w dokonanym przez ich klientów zgłoszeniu do CRBR nie zapomniał o dostosowaniu do tego obowiązku pozostałych przepisów ustawy.

W związku z powyższym do art. 50 ustawy o AML w ust. 2 określającym zakres wewnętrznej procedury AML dodano pkt. 10 i 11, które to punkty kolejno obligują do uwzględnienia w ramach procedury AML:

10) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;

11) zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Powyższe przepisy wejdą w życie 31 października, w związku z czym spora liczba podmiotów będzie zobowiązana do modyfikacji procedury poprzez jej rozszerzenie o powyższe elementy. Wiązać się to będzie również z koniecznością przeprowadzenia szkoleń pracowników i ciągłego dostosowywania powyższych zasad do charakteru i rozmiaru prowadzonej działalności.

Więcej o samej procedurze AML możesz przeczytać w tym wpisie.

Warto zastanowić się nad ekonomicznymi skutkami wprowadzonych obowiązków, ponieważ ustawa w żaden sposób nie ogranicza konieczności ich wypełniania czy to od rozmiaru i charakteru instytucji zobowiązanej czy od jakichś cech klienta, przez co instytucje obowiązane będą stać przed koniecznością uwzględnienia w ramach ich pracy dodatkowych zobowiązań względem aparatu państwowego.

W znacznym uproszczeniu instytucje obowiązane muszą liczyć się z tym, że w zakresie związanym z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych stanowić będą swoisty organ kontrolny pierwszego stopnia, który zobowiązany będzie do sygnalizowania Ministerstwu Finansów o stwierdzonych u ich klientów nieprawidłowości w dokonanym zgłoszeniu do CRBR.

Nie jest to stwierdzenie nad wyraz, ponieważ obowiązek ten dotyczy odnotowywania i wyjaśniania wszelkich rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Rejestrze a ustalonymi przez instytucję informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta i przekazania tej informacji wraz z uzasadnieniem organom.

W takim przypadku administracji pozostaje już tylko zweryfikować prawidłowość otrzymanych danych, wszcząć kontrolę i przy niewielkich kosztach własnych nałożyć karę administracyjną. Z pewnością takie rozwiązanie opłaca się administracji, gdyż obniży koszty jej funkcjonowania, ale czy opłaca się podatnikom?

Instytucje zobowiązane będą zmuszone do pogodzenia się z dodatkowymi obowiązkami nałożonymi ustawą lub do przerzucenia dodatkowych kosztów na klientów, co ostatecznie uderzy w podmioty, których dane podlegają wpisowi do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

W istocie zmiana zamykająca się w dwóch krótkich artykułach rodzi szereg obowiązków, ryzyk, a także wywoływać może istotne skutki finansowe dla wybranych przedsiębiorców.

Niezależnie od oceny obowiązku nałożonego zmianą ustawy o AML, z pewnością można uznać, że stanowi on potwierdzenie dotychczasowej tendencji Państwa do przerzucania obowiązków administracji publicznej na podmioty prywatne. Przykładem tej tendencji mogą być obowiązki raportowania przez promotorów i korzystających informacji o schematach podatkowych, które swoją konstrukcją i celem są bardzo zbliżone do nowych obowiązków odnotowywania, badania i zgłaszania rozbieżności w informacjach z CRBR (obowiązek raportowania MDR szerzej opisaliśmy tutaj).

Zmiany w CRBR a zaufanie klienta

Wprowadzone zmiany w CRBR naruszają w pewnym zakresie charakter niektórych zawodów, których istotnym elementem jest zachowanie tajemnicy względem informacji przekazywanych przez klienta.

W sytuacji, gdy instytucja zobowiązana w jednej chwili w zaufaniu działa na rzecz klienta, a następnie przyjmuje rolę urzędnika i bada czy udzielone jej informacje są zgodne z prawdą oraz danymi ujawnionymi w CRBR i donosi o tym do urzędu może naruszać w istotny sposób zaufanie klientów do tych instytucji.

Co więcej, fakt iż instytucja nie jest zobowiązana do poinformowania klienta o zidentyfikowanych rozbieżnościach, tylko przekazania pliku dokumentów organowi kontrolującemu stanowi wyraz dążenia organów do identyfikowania nieprawidłowości i potencjalnego ich sankcjonowania, w miejsce wprowadzania rozwiązań mających na celu eliminowanie nieprawidłowości mogących występować w przypadku regulacji tak skomplikowanej jak wynikająca z ustawy o AML.

Co należy zrobić w związku ze zmianami w CRBR

Ustawa nie przewiduje szczególnej sankcji administracyjnej w przypadku naruszenia nowych obowiązków przez instytucje obowiązane, jednakże organy mogą nakładać sankcje administracyjne na zasadach ogólnych.

W szczególności będzie to dotyczyć sytuacji niedokonania zgłoszenia do CRBR, zgłoszenia nieprawidłowych danych, braku ich aktualizacji, nieprzeprowadzania szkoleń oraz niewdrożenia lub niezaktualizowania wewnętrznej procedury w zakresie nowych obowiązków „informacyjnych”.

W nowym stanie prawnym podmioty zobligowane do ujawniania informacji w CRBR oraz beneficjenci rzeczywiści powinni przywiązywać z pewnością większą uwagę do wykazywania jakichkolwiek, choćby drobnych zmian, ponieważ administracja dysponować będzie niezwykle obszerną grupą sygnalistów w postaci instytucji obowiązanych zgłaszających nieprawidłowości w zakresie zgłoszeń ich klientów do CRBR.

Sygnaliści przeprowadzać będą nieformalne kontrole w ramach wewnętrznych procedur AML, których wyniki przekazywane będą następnie organowi, który będzie mógł wszcząć już prawdziwe postępowanie, które może zostać zwieńczone sankcją sięgającą aż 1 000 000 zł.

Autor: Adam Żądło

Współautor: Piotr Michalak

Kontakt do eksperta:

Adam Żądło radca prawny

Potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego


     każdej chwili będziesz mógł zrezygnować z otrzymywania newslettera.

    Twoje dane osobowe pozyskane w efekcie skorzystania z formularza kontaktowego będą przetwarzane na zasadach określonych w polityce prywatności.