Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. jest krokiem, który z pewnością na pewnym etapie prowadzonej działalności warto rozważyć. Jest to sposób zmiany formy prawnej działalności na formę zdecydowanie bardziej dostosowaną do prowadzenia większego biznesu, która jednocześnie pozwala na daleko idące zabezpieczenie majątku wspólników i ograniczenie ich odpowiedzialności. Ze względu na potencjalne korzyści warto krok ten rozważyć.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. – dlaczego warto?

Według stanu na koniec grudnia 2018 r. do rejestru REGON wpisanych było 289,9 tys. spółek cywilnych (źródło –Zmiany strukturalne grup podmiotów gospodarki narodowej w rejestrze REGON, 2018 rok, GUS). Jest to liczba całkiem pokaźna, wskazująca na popularność tej formy prowadzenia działalności, która pod względem liczby ustępuje jedynie spółkom z o. o. (402,2 tys.), jednocześnie znacznie przewyższa spółki jawne (35,8 tys.) i komandytowe (35,8 tys.). Z czego wynika popularność spółki cywilnej?

Spółka cywilna nie jest skomplikowaną formą prawną prowadzenia działalności. Jest to zwykła umowa cywilnoprawna zawierana pomiędzy jednoosobowymi przedsiębiorcami, która nie statuuje odrębnego bytu prawnego. Regulacja dotycząca spółki cywilnej zamieszczona została w Kodeksie cywilnym, a jej definicję znaleźć można w art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:

§ 1. Przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów.

Spółka cywilna nie jest więc sama w sobie podmiotem. Nie jest więc osobą prawną ani jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. Spółkę można określić jako zrzeszenie osób zobowiązanych do wspólnego działania w celu osiągnięcia określonego celu gospodarczego określonego w umowie. Oznacza to, że spółka cywilna nie jest bytem odrębnym od jej wspólników. Jest ona przy jednak tanią formą prowadzenia działalności i nadaje się w zupełności do mniejszych biznesów, zwłaszcza generujących niski obrót.

Jej prostota obarczona jest jednak wadami, których konsekwencje mogą być daleko idące w przypadku większej skali działalności, a są które są konsekwencją braku odrębności spółki od wspólników.

Konsekwencją braku odrębności spółki jest to, że:

  • stroną zawieranych umów są wszyscy wspólnicy, nie zaś spółka;
  • stronami uprawnionymi i zobowiązanymi z tytułu zawartych umów i kontraktów są wszyscy wspólnicy, a nie spółka;
  • stroną postępowania sądowego, administracyjnego są wszyscy wspólnicy, a nie spółka;
  • spółka nie ma majątku – właścicielami majątku są wspólnicy;
  • wspólnicy ponoszą odpowiedzialność osobistą całym swoim majątkiem za zobowiązania związane z prowadzeniem działalności.

Ze względu na powyższe czynniki spółka cywilna, podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest do końca formą odpowiednią dla większych przedsięwzięć. Odzwierciedleniem tego faktu może być chociażby nieobowiązujący już prawny obowiązek przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną w przypadku przekroczenia przez nią progu obrotów zobowiązującego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten został zniesiony kilka lat temu, wobec czego w ramach spółki cywilnej mogą być obecnie prowadzone przedsiębiorstwa przekraczające nawet wielokrotnie próg obligujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Warto jednak wskazać, że celem nieobowiązującej już regulacji było zapewnienie pewności i bezpieczeństwa obrotu, poprzez wymuszenie skorzystania z formy prawnej zdecydowanie bardziej dostosowanej do większych przedsięwzięć. Pomimo, że obowiązek został zniesiony, wady spółki cywilnej w dalszym ciągu są takie same i stają się bardziej jaskrawe w przypadku większych biznesów, zwłaszcza tych obarczonych większym stopniem ryzyka.

Warto więc zastanowić się, czy w danym przypadku korzystniejszym nie byłaby zmiana formy prawnej działalności na formę zdecydowanie bardziej bezpieczną dla przedsiębiorcy, czyli formę spółki handlowej. Jednym z rozwiązań, z których mogą skorzystać wspólnicy spółek cywilnych jest przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. Takie rozwiązanie pozwoli nie tylko na daleko idące zabezpieczenie majątku prywatnego, lecz także da możliwość skorzystania z wielu rozwiązań, które są niedostępne dla wspólników spółek cywilnych (np. ochrona interesów wspólników wynikająca z mocy prawa, prawne narzędzia kontroli i wiele innych).

Przekształcenie spółki cywilnej w sp. z o. o. – w jaki sposób?

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. może nastąpić przy wykorzystaniu kilku trybów. Każdy z nich różni się zarówno od strony formalnej, jak też kosztowej. Wspólnicy chcący przekształcić spółkę cywilną w sp. z o. o. mogą więc zdecydować się na kilka najpopularniejszych rozwiązań, takich jak:

  1. przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. w trybie określonym przez przepisy Kodeksu spółek handlowych (w ramach procedury uproszczonej);
  2. przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. w trybie określonym przez przepisy Kodeksu spółek handlowych (w ramach procedury pełnej);
  3. założenie spółki z o.o. i przeniesienie do niej całości bądź części majątku (wniesienie przedsiębiorstwa/zorganizowanej części przedsiębiorstwa spółki cywilnej aportem do nowo założonej spółki z o. o. lub sprzedaż posiadanego majątku lub jego części do nowo założonej spółki z o. o.);
  4. likwidację spółki cywilnej i założenie spółki z o. o.

Wybór odpowiedniego trybu zależy od rodzaju działalności, jej rozmiaru oraz charakteru. Niejednokrotnie wybór odpowiedniego trybu dedykowany jest pewnymi specyficznymi czynnikami związanymi z prowadzoną działalnością (np. udzielonymi dofinansowaniami, przyznanymi koncesjami, posiadanymi zezwoleniami, klauzulami zastrzeżonymi w kontraktach handlowych, etc.) Często tryb przekształcenia podyktowany jest względami planowania majątkowego (np. decyzją o wyodrębnieniu z prowadzonej działalności gospodarczej części majątku, która ma pozostać poza działalnością – najczęściej nieruchomości).

Każdy z powyższych trybów różni się nie tylko od strony formalnej, lecz także kosztowej. W przypadku niektórych trybów koniecznym jest odpowiednie przygotowanie procesu przekształcenia, tak aby zachować jego neutralność podatkową pod kątem podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług. Wybór trybu przekształcenia powinien być więc starannie zaplanowany i przemyślany.

Przekształcenie spółki cywilnej w sp. z o. o. – krok po kroku

Bardzo często wykorzystywanym trybem w celu przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o. jest tryb uregulowany przez Kodeks spółek handlowych. Daje on znacznie mniejsze możliwości w zakresie wyodrębnienia i zabezpieczenia części majątku, jednakże pozwala na przeprowadzenie przekształcenia w przypadkach, w których specyfika działalności utrudnia skorzystanie z innych trybów.

Przekształcenie w trybie określonym przez Kodeks spółek handlowych może być przeprowadzone w ramach trybu pełnego bądź uproszczonego. W przypadku zgodnej decyzji o przekształceniu najczęściej wybieranym trybem jest przekształcenie uproszczone.

Jego przeprowadzenie – krok po kroku – wymaga podjęcia następujących działań:

I. Sporządzenia sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia

Sprawozdanie dla celów przekształcenia powinno składać się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Sprawozdanie należy opracować przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie musi być sporządzone na wybrany dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym podjęta zostanie uchwała o przekształceniu.

Jeśli spółka cywilna nie miała obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, sprawozdanie finansowe należy sporządzić na podstawie podsumowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych, spisu z natury, a także innych dokumentów pozwalających sporządzić takie sprawozdanie.

II. Przygotowanie dokumentów będących podstawą przekształcenia – projektu uchwały w sprawie przekształcenia i projektu umowy spółki z o. o.

Na skutek nowelizacji z dnia 1 marca 2020 r. proces przekształcenia uproszczonego spółki cywilnej w spółkę z o. o. uległ daleko idącemu uproszczeniu, a to na skutek wyłączenia obowiązku sporządzania na potrzeby przekształcenia wyceny składników majątku spółki cywilnej i poddania wyceny badaniu przez biegłego rewidenta. Więcej o zmianach w tym zakresie można przeczytać tutaj.

W efekcie, od 1 marca 2020 r. oprócz sprawozdania finansowego dla potrzeb przekształcenia koniecznym jest przygotowanie wyłącznie projektu uchwały w sprawie przekształcenia i projektu umowy spółki z o. o. Dzięki temu przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. stało się dużo tańszym procesem, a to ze względu na brak konieczności ponoszenia wysokiego kosztu wynagrodzenia biegłego rewidenta.

III. Podjęcie uchwały o przekształceniu spółki cywilnej w sp. z o. o.

Po przygotowaniu niezbędnych dokumentów w postaci sprawozdania, projektu uchwały w sprawie przekształcenia i projektu umowy spółki z o. o. można podjąć uchwałę o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Uchwała o przekształceniu spółki powinna zawierać co najmniej:

  1. typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona;
  2. wysokość kapitału zakładowego,
  3. zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
  4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej,
  5. zgodę na brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.

IV. Zawarcie umowy spółki z o. o. oraz powołanie członków zarządu

Po podjęciu uchwały w przedmiocie przekształcenia zawierana jest umowa spółki z o. o. Powinna ona określać co najmniej:

  1. firmę i siedzibę spółki;
  2. przedmiot działalności spółki;
  3. wysokość kapitału zakładowego;
  4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
  5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
  6. czas trwania spółki, jeżeli jest określony.

Są to jedynie podstawowe i obowiązkowe elementy umowy spółki z o. o. Z uwagi na fakt, że spółka z o. o. daje znacznie większe możliwości w zakresie określenia relacji właścicielskich, zasad kontroli, a także możliwości sukcesyjnych, warto do jej sporządzenia przywiązać odpowiednią wagę. Dobrze opracowana umowa spółki z o. o. pozwala nie tylko zabezpieczyć interes wspólników i spółki, lecz także da możliwość efektywnego pozyskania finansowania (np. poprzez określony obowiązek wnoszenia dopłat i wykonywania świadczeń) oraz przeprowadzenia sprawnego transferu międzypokoleniowego.

Zawarciu umowy spółki z o. o. powinno towarzyszyć powołanie zarządu.

V. Rejestracja spółki z o. o. w KRS

Po podjęciu uchwały o przekształceniu spółki cywilnej w sp. z o. o. oraz po zawarciu umowy spółki z o. o. należy złożyć wniosek o rejestrację przekształcenia w KRS. Wniosek należy złożyć nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z o.o.

Wniosek składa się obecnie w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Sadów Rejestrowych, który można znaleźć pod tym linkiem.

Do głównego formularza wraz z formularzami dodatkowymi należy załączyć obligatoryjne załączniki pod rygorem wezwania przez sąd do uzupełnienia braków formalnych, które może znacząco przedłużyć procedurę przekształcenia. Przekształcenie następuje w dniu wpisu spółki z o. o. do rejestru.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. – korzyści

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o. o. pozwala wyeliminować wszystkie ryzyka prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej. Pośród korzyści wynikających z przekształcenia wymienić można zwłaszcza:

  1. zmianę zasad odpowiedzialności – w efekcie przekształcenia nieograniczona odpowiedzialność wspólników zostaje zastąpiona przez odpowiedzialność spółki z o. o., za której zobowiązania wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności majątkowej (z zastrzeżeniem, że za wszelkie zobowiązania spółki cywilnej, powstałe przed dniem jej przekształcenia, wspólnicy nowo powstałej spółki z o.o. odpowiadają solidarnie ze spółką przez okres 3 lat, od dnia przekształcenia;
  2. wyłączenie obowiązku opłacania składek ZUS – z tytułu uczestnictwa w co najmniej dwuosobowej spółce z o. o. wspólnicy nie są zobowiązani do zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej (więcej w tym wpisie);
  3. większą wiarygodność na rynku – dane spółki z o. o., w tym dane finansowe są jawne, co zwiększa jej wiarygodność jako partnera biznesowego w oczach potencjalnych kontrahentów;
  4. lepsze możliwości pozyskania kapitału – spółka z o. o. daje możliwość efektywniejszego pozyskania kapitału oraz inwestorów, a także jest formą zdecydowanie bardziej dostosowaną do transakcji sprzedaży całego biznesu;
  5. dostosowanie do sukcesji – spółka z o. o. daje możliwość uregulowania kwestii związanych z sukcesją biznesu i spadkobraniem w znacznie bardziej efektywny sposób, a także pozwala na zachowanie pełnej ciągłości działalności na wypadek śmierci wspólników;
  6. możliwość optymalizacji podatkowej poprzez przekształcenie w inną efektywną podatkowo formę lub skorzystanie z efektywnych modeli opodatkowania, takich jak np. CIT estoński (więcej o CIT estońskim tutaj).

Adam Żądło radca prawny

Potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego

     każdej chwili będziesz mógł zrezygnować z otrzymywania newslettera.

    Twoje dane osobowe pozyskane w efekcie skorzystania z formularza kontaktowego będą przetwarzane na zasadach określonych w polityce prywatności.